ビジネスメール マナー 返信。 【意外と知らない?】ビジネスメールの「返信」のマナー

ビジネスメールのマナーと注意点!件名や返信など状況別の例文も

ビジネスメール マナー 返信

「ビジネスメールの返信」:基本マナーとは? まずはじめにメールの返信の基本的なマナーを紹介します。 受け取った翌日までに返信するのが基本マナー ビジネスメールの基本は、メールを確認したらすぐに返信するのが好ましいですが、すぐに返信できない時は、遅くとも翌日までに返信します。 回答するための確認に時間がかかるような場合は、その旨を記したメールをとり急ぎ返信します。 その時は、すぐに回答できない理由と、いつまでに回答するという日時を明記することが大切です。 メールを受け取ったら返信するのが基本マナー メールを受け取ったら返信するのが基本のマナーです。 特に返信を求められていない情報共有を目的としたメールであっても「確認しました」ということと、情報共有していただいたことへのお礼を返信することを心がけます。 「返信は不要です」と書かれたメールには返信の必要はありませんが、受ける側の手間を配慮して書かれている場合などで、返信の必要を感じた時は返信してもマナー違反ではありません。 返信メールには「お礼の返信(返信の返信)」をするのが基本マナー メールのやりとりを「どこまで」で終わらせるかということは悩む人が多いところです。 自分が送ったメールを自分で終わらせるという考え方です。 もちろんこれ以外がマナー違反になるということではなく、お礼の返信メール(返信の返信メール)にさらに返信する必要性がある場合などは返信しても問題ありません。 但し、プライベートメールとは異なるビジネスメールの留意点は、簡潔な内容でかつ、少ない回数で完結することが求められる点です。 そのため、必要以上に長くなる往復は避けるとともに、最小の返信の回数で完結できるよう、最初に送る時点から工夫する事も大切です。 例えば、日程調整のお願いをする時に「いつがよろしいですか」と漠然とした状態で質問してしまうと、調整のため何度もメールを往復することになってしまいますが、最初から候補日時を提示して相手に選んでもらうようにすれば、簡潔に日程が決められます。 「CC」メールへの返信は基本的に不要 自分が「CC」に指定されたメールを受け取った場合は、基本的にそのメールへの返信は不要です。 「CC」(Carbon Copy)とは、「メールの写し」という意味で、基本的には情報を共有したい目的で使用するため、CCメールを受け取った人は静観する立場となります。 但し、CCで受け取ったメールに発言する必要がある場合はもちろん返信してもマナー違反ではありません。 その時、CCで指定された人が複数いる時は、関係者全員に情報共有を行うという意味で、一般的には全員に返信するのが基本の考え方ですが、メールの内容や目的に応じて、送信者のみに返信することもあります。 「ビジネスメールの返信」:書き方とは? 次に返信メールの基本の書き方を紹介します。 「件名」は書き換えないで返信する メールを返信する時の件名は、書き換えずにそのまま返信するのが基本です。 書き換えないことによってメールの履歴を件名で管理することができるためです。 何度も往復が続き、「Re:」が増えて件名が長くなってしまった場合は「Re:」を一つに減らしても問題ありません。 その時、さらに往復が増えそうな場合は、「Re 4 :〇〇のご連絡」というように「Re」の数を記すと何回目のメールなのかの管理がしやすくなります。 また、メールの件名に送信者の名前が入っている時、名前に「様」をつけて返信しないと失礼になるのではと考える人もいますが、そのまま返信してもマナー違反ではないという認識が一般的となっています。 この書き方を「引用する」といいます。 引用して返信することで、質問への回答を明確かつ簡潔に記すことができます。 引用にはメールの全文を引用する形と、必要な部分のみを抜粋して引用する形があります。 メールの長さや内容によって使い分けます。 承知いたしました。 「ビジネスメールの返信」:状況別の例文 次に状況別の返信例文を紹介します。 「日程調整」メールへの返信(社内) 日程調整の返信例を紹介します。 日程調整をお願いする時は、箇条書きにして番号を振ると、引用しての返信がしやすくなります。 〇〇さん お疲れさまです。 日程の調整をありがとうございます。 3.は出張のため終日不可となります。 以上、よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「日程調整」メールへの返信(就活の日程確定) 就活におけるメールの返信例文です。 〇〇株式会社人事部 人事課 〇〇様 お世話になっております。 鈴木〇〇と申します。 書類選考をいただきありがとうございます。 選考通過とのことで重ねてお礼申し上げます。 ぜひ、次の面接に参加させていただきたく存じます。 ご提示いただきました日程のうち、下記日時に参加が可能でございます。 (メール署名) 「退職メール」への返信(取引先) 社内で退職する人から挨拶のメールを受け取った場合は、引き継ぎを目的としたメールではなく退職のご挨拶のメールであれば基本的に返信の必要はありません。 最終勤務日までに余裕を残して送られてきた時などで返信したい時は、ねぎらいの言葉などを簡潔に記して返信します。 退職という個人的な内容のメールですが、あくまでも会社から貸与されたメールアドレスを使っての業務中のメールであるため、個人的な思い出を長く書いたりすることは控えるようにします。 取引先からの退職の挨拶の場合は返信するのが基本です。 お世話になったことへのお礼と今後の健康や繁栄を祈る言葉を添えて返信します。 お忙しい中、ご丁寧な退職のご挨拶を頂きありがとうございます。 これから仕事をご一緒できないことが大変残念です。 今までいただいたお力添えとご指導に深く感謝申し上げます。 またご縁がございましたらどうぞよろしくお願いいたします。 (メール署名) 「訃報」メールへの返信(上司) 訃報のメールを受け取った時は「お悔やみ申し上げます」「謹んでご冥福をお祈りいたします」などのお悔やみの言葉とともに簡潔に返信します。 亡くなった理由をたずねたり詮索したりすることはマナー違反です。 「お疲れさまです」などの挨拶の言葉は省いてお悔やみの言葉から始めます。 このたびは突然のことで、心よりお悔やみを申し上げます。 何かお手伝いできることがあればご遠慮なくお申し付けください。 謹んでご冥福をお祈り申し上げます。 (メール署名) 下記の記事でもお悔やみのメールへの返信例文を紹介していますので参考にしてください。 「お礼」を伝える返信メール(上司) お礼を伝えるメールの返信例文です。 お礼の言葉と、具体的に何に感謝しているのかを伝え、今後の指導を願う言葉で締めます。 〇〇部長 お疲れさまです。 お忙しい中、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます。 おかげさまで、… をすることができました。 特に… につきましては、大変ありがたく思っております。 部長の細やかなお心遣いにいつも感謝しております。 今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。 (メール署名) 「お礼」を伝える返信メール(就活) 就活における会社説明会の日程の連絡メールへの返信例です。 連絡をもらったら必ず返信しましょう。 鈴木〇〇と申します。 この度は、会社説明会の日程のご返信をいただきありがとうございます。 当日はお世話になりますが、よろしくお願いいたします。 お忙しい中、ご対応いただき感謝いたします。 取り急ぎ、回答のお礼を申し上げます。 (メール署名) まとめ 自分が送ったメールは相手の回答に対してお礼の返信をして終わる、という基本を覚えておきましょう。 また情報共有などの目的で、返事の必要がないメールを受け取った時でも、基本的には返信するのがマナーであることも頭に入れておきましょう。 送ってくれたことへのお礼と、確かに受け取ったことを連絡する意味があります。 ビジネスではメールに限らず、対応していただいたことへのお礼を、その都度欠かさない姿勢が大切です。 ビジネスメールのマナー全般については、以下の記事でまとめていますので参考にしてください。

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おさえておくべき返信メールのマナーとは【ビジネスメール】

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「返信の返信」は自分の判断で決める• 返信の場合は件名に「Re:」をつけて返信する• メールの返信は当日か翌日までにする 返信メールの件名は「Re:」のままでいいの? そもそも、ビジネスメールで返信を送る際に、件名に「Re:」がついたまま送ってもいいのか、気になる方も多いのではないでしょうか。 まずは、ビジネスメールで返信をする際の基本的なルールを確認してみましょう。 基本的には「Re:」のままでOK ビジネス相手から来たメールを返信する場合、自分で変更しない限り、返信画面の件名は「 Re:」と表示されます。 「Re:」をつけたまま返信すると失礼になるのかな、と不安になるかもしれませんが、実はそうではありません。 「Re:」がついていることで、どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか素早く把握できるため、 ビジネスでは都合がいいとされています。 わざわざ「Re:」をのけて返信していた方もいらっしゃるかもしれませんが、 ビジネスシーンでは「Re:」をつけたまま返信をするようにしましょう。 「返信内容の話題を変えるとき」にメールの件名を変える では、ビジネスメールの返信をする際にいつでも「Re:」をつけるかといえば、そういうわけではありません。 返信の返信として送るビジネスメールの内容を、 別の話題へと転換する場合には、メールの件名を変更する必要があります。 ビジネスメールで別の話題を切り出す場合、件名のチェックを怠らないようにしましょう。 とくに、長期間のプロジェクトでのビジネスメールのやりとりでは、話題が変わることが多々あります。 話題が変わるときには、何の内容についてのメールなのか、件名から判断できるようにメール件名を「Re:」のままにせず、変更することを忘れないようにしましょう。 【返信メールの件名】「Re:」の数が多くなってしまった場合の対処法 同じ案件の内容について、何度もメールのやりとりが続くこともあるでしょう。 ビジネスメールのやりとりを繰り返すうちに気になってくるのが「Re:」の数。 また、件名に「Re:」ばかりしか表示されない場合、どのような用件のメールなのか、一目でわかりづらくなってしまいます。 ビジネスメールに「返信の返信」はするべき?しないべき? ビジネスメールの返信が来たあとに「要件を伝え終わっているけれど、さらに返信をする必要があるのか」疑問に思うこともあるでしょう。 現在では「 お礼メールへの返信は不要」という意見が多く、新しい用件がない場合はメールを返さなくてもよい、という考え方がビジネスパーソンの間で定着しています。 例えば、資料を送付したあと、先方から「資料を受け取りました。 ありがとうございます。 」との内容には、さらに返信をする必要がないということです。 返信への返信は必要ないとはいえ、「メールを無視してしまうのは気後れする……」という方もいらっしゃるでしょうが、マナー的にはさらに返信しなくても問題ないことを覚えておきましょう。 「返信は不要です」でも、返信をするか要検討 また、注意したいのは「返信は不要です」とメールに記載されていた場合です。 例え「返信は不要です」と書かれていても、 返信の必要があると判断した場合はメールを返信するのが基本です。 特に相手との行き違いが生じそうな場合や、さらに説明しないといけないことがあるなど、返信の必要がある場合は必ず返信しましょう。 「相手から返信不要の旨を伝えられた」という理由で返信をしないと、心象が悪くなってしまう場合もあるので気をつけましょう。 お礼メールへの返信は必要ない• 「返信は不要です」と書かれていた場合は、自分で返信の必要有無を検討する 「返信の返信」の書き出し・締め・署名はどうする? 「返信の返信」が必要な場合、書き出しや締め、署名は普段のビジネスメールと同様にすれば問題ありません。 何度もやり取りを繰り返している相手の場合は、署名をすべてのメールに入れると鬱陶しく感じてしまうことも。 よく知っている相手の場合は署名は省略してもOKです。 「返信の返信」メールの例 実際に「返信の返信」メールの例をみてみよう。 今週金曜日(15日)13時からの会議の件、承知しました。 当日は何卒よろしくお願いします。 では、9月10日(水)の13時に弊社のオフィスにお伺いします。 ご不明な点などがありましたら、お気軽にご相談ください。 引き続き、どうぞよろしくお願いします。 最後に、本記事で紹介した「返信の返信」に関するルールに加えて、ビジネスメールの返信ルールをチェックしておきましょう。 1.返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら1つにする まずは、先ほども紹介したメール返信における「件名」のマナーを確認しましょう。 ビジネスメールでは、「メールの内容がわかる件名」にすることが基本です。 返信の場合は、特定の要件の返信だとわかるように「Re:」をつけたまま返信しましょう。 返信が続き、デフォルトの件名で鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにまとめることがベストです。 より親切に件名をつけるとしたら、件名の横に「Re:」の数を明記するのもよいでしょう。 2.メールの返信は当日か翌日までに どれだけメール文のマナーが守られていても、返信が遅すぎては意味がありません。 ビジネスシーンでは、メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本です。 すぐには返信できないような内容の場合は、「ご連絡ありがとうございます。 取り急ぎ、受理のご連絡まで」など、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するでしょう。 抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらく、相手がメール文を読んだときに「これは何についての回答なんだろう」と疑問に思わせて、メールを遡る手間をかけてしまうかもしれません。 相手への手間をかけさせないためにも、適度な抜粋引用を活用しましょう。 その際は、引用した文章の色を変更するなどして、相手が読みやすくなるように工夫するといいでしょう。 メール返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら「Re:」は1つにする• メールの返信は当日か翌日までにする• U-NOTE株式会社の山田太郎です。 以下、ご質問に回答します。 2月27日(金)12時 貴社オフィス です。 他にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。 当日は何卒よろしくお願いします。 山田 ビジネスメールのルールを知ると自信を持って返信できる.

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知らないと恥ずかしい!ビジネスメールで必須の返信・引用マナー3選

ビジネスメール マナー 返信

もくじ• ビジネスメールの返信ルール ビジネスメールの返信をする時の基本的なルールです。 知らないと恥ずかしい思いをすることもあるので、気をつけましょう。 「Re:」はつけたまま? メールの返信をする時、件名を編集しないと頭に「 Re:」という文字がつきますね。 まずこの「Re:」ですが、つけたままでももちろん失礼ではありません。 むしろ件名は編集せずにそのまま「Re:」をつけて返信をした方が、何に対する返信メールなのかが分かりやすくて良い場合もあります。 ただし、返信を繰り返しているとその分「Re:Re:Re:Re:Re:会議の日程について」など、「Re:」の数が増えてしまいます。 そうすると件名の見える部分がほとんど「Re:」になってしまい、とても見づらくなります。 そんな時は、「 Re: 4 」などのように、 「Re:」の数をかっこ書きしておくとスッキリして見やすく、かつ、返信の数も分かるようになるでしょう。 ビジネスメールの返信は、基本的に24時間以内にする メールの返信は基本的に 24時間以内にすることを心がけましょう。 そうしないと、メールを確認しているのか、そもそもメールがきちんと届いているのか、相手方が分からないからです。 ビジネスメールは会社のパソコンに送るのが基本ですから、送る時間は気にしなくても構いません。 もし何か確認する必要があるなど、回答するのに時間がかかるようなものであれば、• メールを受け取ったこと• 返信(回答)の目安 についてお知らせしておけば、相手の方も安心します。 小さな気遣いですが、 この積み重ねが相手からの信用を生みます。 引用を上手に使う 分かりやすい返信のためには、 引用を上手に使いましょう。 基本的には全文を引用しておけば、前回の内容をわざわざ過去のメールから探し出す必要もなく、相手の手間を省きます。 また、質問や確認の場合は、その部分をコピーして 部分引用しながら返信をします。 その際には、「 >」などの記号を使うと良いでしょう。 日程調整について >6月15日と6月20日、いずれがご都合よろしいでしょうか。 6月15日でお願いいたします。 ==== 何もないと、何日を提示したんだっけ?何について質問したんだっけ?と 相手の人が分かりにくく、メールを読み返さないといけなくなります。 スムーズに読めるように、適切な場所で部分引用を使っていきましょう。 スポンサーリンク メールの返信は、どこまですべき? 相手からメールが来た時に、これは返信すべきかどうかと迷ってしまうことがあると思います。 そのような時はどのように対処すれば良いのでしょうか。 自分で送ったメールは基本的に自分で完了 自分から送ったメールは、 基本的に自分で完了させます。 後で詳しく解説しますが、何度も返信をしなくて済むように、相手が一度で答えられるようなメールを心がけることも大切です。 御礼メールの返信はすべき? 御礼のメールに対する返信はすべきかどうか迷うことがあると思います。 御礼のメールに対する返信は不要という考え方の方が主流で、返信をしなくても失礼には当たりません。 ここは普段からの関係性によって、返信するかどうかを判断しましょう。 御礼のメールに対してこちらからも感謝の意を表したいなど、返信したいという気持ちがあれば、もちろん返信してもOKです。 返信は不要ですと書かれていた場合 中には「 返信不要です」とあえて書いてあるメールもあります。 この場合、基本的には返信しなくても良いのですが、内容を読んでみて「返信の必要がある」と判断した場合は、当然ですがメールを返信してください。 相手が何か不注意によって見過ごしているために「返信不要」と書いてきているだけで、何か確認する必要があるのにメールを放置するのはよくありません。 だらだらと返信の応酬を続けないための工夫 何度も返信をしていると、いつまでこのやり取りを続ければいいんだろうと思ってしまうこともあると思います。 そんな時は、メールをだらだら続けないための工夫をしてみましょう。 例えば日程調整について、 「いつがよろしいでしょうか」 と漠然とした質問を投げかけてしまうと、相手が希望した日程とこちらの都合が合わないことがあり、それが度重なる応酬のきっかけになってしまいます。 そこで、次のように、こちらが対応できる提案をし(場合によっては時間帯まで)、その上で相手の都合を聞いてみると、相手も答えやすく、無駄な応酬を減らすことができます。

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