電話 対応 折り返し。 名指し人が退席/不在のときの電話応対法

【電話対応】電話の受け方と内定承諾の伝え方~正しいマナーと3つのポイントをご紹介~

電話 対応 折り返し

電話応対の折り返し電話。 「あなたは上手くデキていますか?」 電話応対で難しいのは「折り返し電話のスムーズな提案ができない」などの声を聞きます。 「あなたも、そうでしたか?」 以前、ビジネスマナー講師をしているとき電話応対研修のなかで「電話の対応でなにがむずかしいですか・・・」と、質問をしてみました。 一番多かった回答は、何だと思いますか? ・ ・ ・ 「言葉が出てこない!」でした。 この結果には敬語の使い方も含まれるのですが、「受け答えの言い回し」がわからないから、言葉が出てこないということがわかりました。 毎日、ビクビクしながら電話対応している・・・などの話を聞くと、とても辛いですね。 ちょっとしたコツを知るだけで、電話応対は楽しくなります。 今回は、そのちょっとしたコツをお伝えしたくて「電話応対の折り返し電話」について、3つのパターンに絞った応対用語を紹介しています。 「 恐れ入ります。 それでは山田が戻りましたら田中様よりお電話がありましたと伝えておきます」 えっ?と思わず、まずは「恐れ入ります」とお礼を言いましょう。 そして「電話があったことを伝える言葉」をあとに続けます。 つぎは、名指し人が席を外しているときについて紹介しますね^^ 名指し人が席を外しているとき 名指し人が席を外しているときの対応で、次の2つの場合についてお伝えします。 すぐに戻るとき• しばらく戻らないとき それでは、一つずつ詳しくみていきましょう! 【すぐに戻るとき】 トイレやコピーなどで、すぐに戻りそうなときの目安は 10分以内! 名指し人がすぐに戻りそうなときは、以下のように提案してみましょう! 「お待たせしております。 山田はまだ戻りそうにないので、 よろしければ折り返しご連絡いたしましょうか」 と、再度提案してみましょう。 ひとつアクションをとることで「あなたのことは忘れていませんよ・・・」と、相手に分かってもらうことができます。 次は、やってはいけない対応を紹介します。 【しばらく戻らないとき】 名指し人が、会議や来客のためしばらく席を外しているとき、「戻り時間がわかっているとき」は、以下のように提案してみましょう。 かしこまりました。 それでは確認してまいりますので、このまま少々お待ちください。 用件を伺うときは 復唱して確認します。 そして、内容を記入し会議室や面談室にいる 名指し人へメモを入れ、指示を待ちます。 つづいて、名指し人が外出しているときの対応をみていきましょう! 名指し人が外出しているとき 名指し人が外出しているときの対応の仕方で、次の3つの場合についてお伝えします。 戻る時間がわかっているとき• 戻る時間がわからないとき• 戻らないことがわかっているとき それでは、一つずつ詳しくみていきましょう! 【戻る時間がわかっているとき】 この場合、戻る時間を伝えながら折り返し電話の提案をします。 「申し訳ございません。 山田はただ今外出しております。 戻り次第こちらからご連絡させていただきます」 この場合、相手から再度お電話いただいても名指し人が不在の場合が考えられますので、折り返しの電話を提案しましょう! よく、「戻り次第・・・」と言うと「いつお戻りですか」と聞かれることがありますよね。 戻る時間がわかりかねますが、お急ぎですか」 もし急ぎだと言われたら・・・• 内容がわかる他の人に対応を代わってもらう• 出先に連絡する など、最善を尽くし丁寧な対応を心がけましょうね。 つぎは、戻らないことがわかっているときの対応をみていきましょう! 【戻らないことがわかっているとき】 名指し人が、そのまま出先から戻らないことがわかっている場合は、そのことを伝えます。 「申し訳ございません。 山田はただ今外出しております。 本日は戻らない予定でございます。 明日のご連絡でよろしいでしょうか」 そして、出張や休暇などで数日間不在のときがありますね。 よろしければご用件を承りましょうか」 「申し訳ございません。 山田はお休みをいただいております。 よろしければ同じ担当の者がおりますので、ただ今代わります」 伝言を受けるときは、 復唱確認を忘れずに! そして、 伝言メモを忘れずに記入しましょうね。 折り返しお電話お願いいたします。 青山(受け手の名前) スムーズな電話対応をするためにも、下記のような伝言メモをあらかじめ作っておくと便利ですよ! 伝言メモは、 利き手側に! そして、電話は利き手と逆側に設置しておきますよ。 それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。 名指し人が電話中のとき• 名指し人が席を外しているとき• 名指し人が外出しているとき 3つのパターンの場合でお伝えしてきました。 折り返し電話の提案が上手くデキないと悩んでいるあなたも、ここで紹介した応対用語をまずは書き出してみましょう! そして、電話応対するとき見える位置に応対用語を貼っておく。 あとは使ってみるだけです^^ 電話応対の受け答えには型がありますので、まずは使い慣れるまで真似すること! 「学ぶ」の語源は「真似ぶ」です。 真に似せて身につけていきます。 ちょっとしたきっかけで電話対応は楽しくなります。 そのきっかけは「真似る」ことでした^^ あなたも、気がつけばビジネス電話のマナーが身につき、自分らしいステキな電話対応ができるようになっていますよ^^.

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「電話対応」受け方・かけ方の基本マニュアル!クレーム対応も

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先方から取り次いでほしいと依頼のあった名指し人が、いつもいるとは限りません。 ほかの電話や会議、出張などの理由で電話に出ることができない場合もあります。 そのようなときに、名指し人が不在の場合の電話応対の仕方を知っていなければ、 慌ててしまって失敗をする原因となります。 電話の取り次ぎ者は何をすべきなのか、そのポイントを簡潔に紹介します。 退席・不在時の電話応対のポイント 1.名指し人が不在のとき• ほかの電話に出ている・・・「別の電話に出ております」• 会議、打ち合わせ中・・・「会議中でございます」• トイレ、FAX、外出中・・・「席を外しております」 2.応対方法の提案• かけ直しの依頼・・・折り返しの電話を提案しても、先方がかけ直すという場合は、次にように伝えます。 「ありがとうございます。 それでは15時頃にお電話をいただけますでしょうか?よろしくお願いいたします」• 伝言を受ける・・・自分が伝言を受ける場合は、次のように伝えます。 よろしければ、私が代わりにご用件をお伺いいたしましょうか。 」 3.必要な情報の確認• 相手の電話番号を聞くとき・・・「恐れ入りますが、念のためご連絡先のお電話番号をお聞かせ願えますでしょうか?」• たとえ名指し人が取り込み中であると言ったとしても、そのまま相手に伝えてはいけません。 「ただいま打ち合わせ中です。 戻り次第こちらからお電話いたします」などと提案するようにしましょう。 先方「いえ、もう一度こちらからお電話いたします」 先方の社名・部署名・氏名と次の電話予定時刻を確認してメモする。 先方の社名・部署名・氏名・電話番号を確認してメモするのも忘れずに。 特に 電話番号などの数字には注意する。 「ありがとうございました。 失礼いたします。 」  スポンサード リンク .

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あなたのビジネスマナーは大丈夫?折り返し電話のコツ!

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採用を行う企業の多くは、応募者から提出された応募書類など、限られた判断材料で選考を進めています。 そのため応募者の電話対応から受ける印象は、選考に大きな影響を与えている可能性があります。 そこでなるべく好印象を与えるためにも、正しい電話のマナーを覚えておきましょう。 「新卒の就職活動の時に覚えた」「今も仕事で電話しているから大丈夫」など安心せず、ビジネスマナーの基本だからこそ、しっかり確認しておきましょう! <INDEX>• 電話前には準備が必要 理想とされる電話の対応は、マナーをわきまえ、堂々としている印象を与えることです。 電話中に慌てることがないように準備、場所、タイミングの3点を意識しましょう。 【準備】 どのような用件で電話を掛けるかにもよりますが、すぐ手の届く場所に• 求人広告など、電話を掛ける企業の情報が分かる資料• 電話で話したい用件をまとめたメモ• スケジュール帳• 筆記用具 を置いておいたほうが良いでしょう。 あらかじめ用件をまとめてメモしておくことで聞き漏らしを防ぎ、スムーズに話を進められます。 【場所】 緊急の場合を除き、雑音などが入らない電波の良い場所で電話を掛けるようにします。 せっかく電話を掛けたにもかかわらず、大事なポイントを聞き漏らしてしまっては意味がありません。 また、雑音が多かったり、電話越しに周りの声が届いては相手に不快な思いをさせてしまいかねません。 落ち着いて話せる場所を選びましょう。 【タイミング】 相手方から希望の時間を伝えられていないならば、始業直後や昼休憩、終業前を避けた時間帯(相手方の勤務時間にもよりますが、9時や10時始業の企業が多いので午前中なら10時30分ごろから、午後なら14時から16時までの間など)に電話を掛けるのが良いでしょう。 電話は緊張してしまう! 心掛けるべきことは? 就職・転職を希望している企業への電話となると、普段冷静な人であっても緊張するものです。 「うまく話そう」と意気込むのではなく、まずは早口にならず、ハキハキと話すことを心掛けると良いでしょう。 ハキハキと話すためのポイントは、電話越しであっても背筋を伸ばして正しい姿勢を保つこと。 電話の相手に自分の姿勢は見えないと気を抜くのではなく、姿勢から礼節を保ち、ゆっくり話すようにしましょう。 落ち着いて、堂々とした印象をアピールすることができれば、「忙しい時やトラブルにも冷静に対応してくれるだろう」との期待が高まるかもしれません。 電話を掛ける時の基本手順・例文 【STEP. 1】自分の名前を名乗る まずは自分の名前を名乗りましょう。 「留守番電話の件、確認いたしました。 ご連絡ありがとうございます」 と伝え、その後は通常の電話の掛け方と同じ流れになります。 質問や日程調整、辞退など用件別の例文 では、今度は細かく用件別に例文を見ていきましょう。 電話での応募・質問を受け付けていない場合に電話してしまうと、迷惑に思う担当者もいるので、まずは求人情報に記載されている応募手順などを確認すること、また求人情報の中にメールアドレスが記載されていたり、求人サイトなどの場合「質問フォーム」などが設けられていることが多いので、まずはそちらから問い合わせをしてみると良いでしょう。 もし電話で応募・質問が可能な場合は、以下を参考にしてください。 電話で応募をする場合 熱意を感じてもらえるように意識しましょう。 電話で応募することになっている場合には、採用担当者も電話で応募者の人となりを感じたいと思っているはずです。 「ありがとうございます。 今回は、こちらからお電話させていただきたく思います。 申し訳ありませんが、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけますか?」 と丁寧に尋ねましょう。 まとめ 電話のやり取りは、就職・転職においては非常に重要です。 顔が見えないため受け答え次第では「マナーがなっていない」と思われ、評価を下げてしまう可能性もあります。 逆に言えば、電話を通じてビジネスマナーがしっかり身に付いていることや、誠実な態度を示すことができ、好印象を残すこともできます。 社会人にとって電話のマナーは重要です。 一度覚えれば就職・転職してからも無駄になることはなく、必ず役立つので、しっかりマスターしておきましょう! マイナビ転職 編集部 あした転機になあれ。 豊富な転職・求人情報と転職ノウハウであなたの転職活動を支援する【マイナビ転職】。 毎週火・金更新であなたの希望の職種や勤務地、業種などの条件から検索することができます。

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