フリー アドレス 制。 フリーアドレス制を導入してみた|スタッフブログ|Blog|マインズのご紹介

フリーアドレス制の席決めはどうする?固定化しないために必要な工夫とは?

フリー アドレス 制

近年、IT企業などを中心に導入が進んでいるオフィスの「フリーアドレス制」です。 社員一人一人がデスクを固定しないこの制度は、一見革新的にも思えますが同時にデメリットとなる部分もあります。 オフィスのフリーアドレス制には一体どのようなメリット・デメリットがあるのかご紹介します。 フリーアドレス制とは? フリーアドレス制とは、一見メールアドレスの制度の話と勘違いしがちですが、これはオフィスのデスク(机)に関する制度です。 社員一人一人にデスクが与えられ、毎日決まったデスクで働くのが従来型のオフィスでした。 デスクを固定せずその日の気分で好きなデスクを使い働けるのが「フリーアドレス制」のオフィスです。 フリーアドレス制のオフィスの場合、出社後に部署や課の関係なしに自分の気に入った場所のデスクで仕事ができ、途中で場所を変えたりするのも自由です。 フリーアドレス制は、IT関連の企業など時代の先をいく企業が徐々に導入し始めており、大手にはGoogle社などが先行してフリーアドレス制を導入しています。 フリーアドレス制のメリット オフィスのフリーアドレス制には次のようなメリットがあります。 気分転換になる その日の気分で好きな場所のデスクで働けるため、気分転換になります。 良い刺激になるため、仕事効率のアップや発想力のアップなども期待できます。 社内のコミュニケーションが活性化する フリーアドレス制により違う部署の社員同士や普段あまり関わらない社員同士での交流が生まれます。 そのため社内のコミュニケーションが活性化し社内全体のモチベーションアップにつながるのです。 オフィスの省スペース化に フリーアドレス制の場合、デスク毎にキャビネットを用意する必要もなくオフィスの物自体も減るため、無駄なスペースが減りオフィスの省スペース化に貢献します。 社内コミュニケーションの悩みは他社から学べる! ・コミュニケーション不足が引き起こす問題とは ・社内でのコミュニケーション不足を改善する方法とは、など ビジネスマン300人に聞いた【社内コミュニケーション】のレポートはこちら フリーアドレス制のデメリット フリーアドレス制はメリットがある反面、デメリットとなる部分もあります。 フリーアドレス制のデメリットとしては次のようなものです。 勤怠の状態が把握しにくい フリーアドレス制の場合、デスクの場所が固定されないため上司は部下の勤怠が把握しにくくなります。 このためそれを利用し出社時間がルーズになり遅刻や、休憩時間がルーズになり休憩に行ったまま帰ってこないなどが蔓延するようになります。 ランニングコストが掛かる 新たにフリーアドレス制を導入する場合、社員の荷物を保管するロッカー、ペーパーレス化の整備、社内どこでも使えるネットワーク機能などのインフラを整えなければいけません。 そのためのランニングコストが発生するのがデメリットです。 元々の人間関係が薄れる? フリーアドレス制は社内のコミュニケーションを活性化させる反面、密なコミュニケーションが薄れ社内全体が他人行儀になってしまうことがあります。 特に従来の上司部下の関係、同じ職場の仲間関係というのは薄れていくかもしれません。 またパソコン一つで仕事ができる職種であればフリーアドレス制は違和感ないですが、書類ベースの作業やチームプレイが前提となっている職種だとフリーアドレス制に移行するのは簡単ではないでしょう。 フリーアドレス制にはそういった向き不向きの部分もあります。

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フリーアドレスとは?メリット・デメリットと他社事例に学ぶ成功ポイント

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2020 03. 06 フリーアドレスとは、オフィスに個人固定の席を作らず共有のデスクを用意し、社員が自由に働く席を選択できる制度です。 出典: この記事では、フリーアドレスを導入するためのポイントから、実際に取り入れている企業の話を元に、成功するポイントなどをご紹介していきます。 フリーアドレス成功のポイントをしっかりおさえ、今より更に生産性のあがるオフィスを目指しましょう。 フリーアドレスについて 固定席が無く、席を自由に選択し働くことのできるフリーアドレス。 その日の気分で社員が座席を選べたり、営業などで外出している社員の席も効率よく使うことができるので注目されているオフィスの使い方のひとつです。 その柔軟な制度のメリットとデメリットをここでは紹介します。 また、実際にフリーアドレスを導入している企業のレイアウト事例紹介していきます。 1-1. コミュニケーションが促進されることにより、新しいアイディアが生まれる可能性も高まります。 また部署内でもグループワークを行いやすくなるという利点もあります。 そのため要らない資料を捨てるきっかけになりペーパーレス化が進むなど、オフィス全体が整理整頓されるという点もメリットです。 ネットワーク上の共有フォルダやクラウドサービス、連絡ツールとしてチャットツールや社内メールを用意する必要があります。 また電話を取り次げるように、各社員に携帯電話を支給することでスムーズなやり取りが実現します。 人数分のロッカーやその他必要書類を片づける棚も必要になるため、しっかりと準備をする必要があります。 ノートパソコンが必須であったり、携帯電話、ロッカー等の準備するものが多岐に渡るため、短期的にみれば費用がかなりかかります。 システム上で仕事内容を申告するなど、方法を精査する必要があります。 1-2. フリーアドレスのレイアウト フリーアドレスのオフィスというと、やはりおしゃれなレイアウトのイメージが強いかと思います。 実際にフリーアドレスを導入した企業をご紹介します。 各社色々な工夫をしているので、参考にしてみてください。 長方形や丸テーブルなど様々なデスクを用意! 企業名:ピクシブ株式会社 アーチのように見えますが、実際は社員を繋ぐ特注のデスクです。 カラフルなカーペットだけでも目立ちますが、手を抜かずにデスクにも遊び心満載のこだわりがブランディング力を見せています。 広々使えるアメーバデスクで快適に! 企業名:株式会社栗山米菓 アメーバのようにグネグネとしたデスクを使っているオフィスです。 この会社は席決めシステムを導入しているので、広いオフィス内で、部署を超えた様々な人と一緒に仕事が出来ます。 デスク中央に木が配置してあるデザインデスクで気分転換! 企業名:株式会社ガイアソリューション オフィス中央に高く伸びる木が特徴的です。 楕円のデスク2つと中央の丸型テーブルで、会社のロゴを作ることで、ブランドをアピールしています。 オフィスと思えない空間で、まるでリモートワークのような空間を演出! 企業名:べリングポイント株式会社 通常のフリーアドレスデスクやカフェカウンターだけでなく、ウッドデッキにジャグジー風のスペースと、オフィスには見えないエグゼクティブな空間さえ、日常の仕事場に出来るところが特徴です。 導入して大丈夫?向いている会社と向いていない会社の違い コミュニケーション活性化・業務効率が上がるなら是非取り組んでみたいと思う方も大井と思います。 ですが、職種や社員の働き方によって向いている企業、向いていない企業が分かれるため、まずは自社で導入できるかどうかを判断しましょう。 【フリーアドレス導入に向いている企業】• 営業職や派遣の多いSE職がメインの企業• 在席率が40%未満• オフィス外でも仕事ができる十分な通信・共有環境が整っている• フレックスタイムや直行直帰できるような、働き方に自由がある• 20~30歳が多い• 社員の働き方改善への意識が高い 営業で社員の半分が外出しているようなオフィスでは、執務エリアの半分が空席のまま放置されていることになります。 フリーアドレスを導入すると、『この使われていないスペースを縮小し別の空間へと変える』もしくは、『その分小さいオフィスに移転し賃料を抑えることが出来る』ようになります。 だからこそ、フリーアドレスが成立しやすいのです。 またフリーアドレスを導入することで在宅ワークの準備が整うケースが多々あります。 そのため、6.社員の働き方改善への意識が高い会社はフリーアドレスの導入も一度検討してみる価値はあるでしょう。 【フリーアドレス導入に向いていない企業】• 総務職や電話対応の多い事務職、デスクトップが必要なクリエイターがメインの企業• 在席率50%以上• オフィス外には持ち出せない機密性の高いデータ、容量の大きいデータを扱っている• 営業であっても夕方にはほとんどが帰社するような、社員のタイムスケジュールが同じ企業、またオフィスの在席時間で仕事を管理している企業• 40歳以上が多い 毎日社員が全員揃うようなオフィスでは、全員分の座席が必要です。 そのため省スペースの機能は働かなくなるためお勧めできません。 また日本人は場所や自分の物に対する縄張り意識が強いため、フリーアドレスのような自由席タイプだと、自分の居場所の喪失を感じる人も出てきます。 特に40歳以上の方は、ずっと自分のデスクがあり、昇進することで大きくなっていくのが当たり前でした。 その仕組みを急に変えることは、かなりストレスに感じられる方もいるので、社員の平均年齢が高い企業では注意が必要です。 成功企業に学ぶ!導入前に押さえる3つのポイント 固定デスクからフリーアドレスへ変更をする、ということは社内のシステムを大幅に変更する、ということです。 大幅な変更になるからこそ事前準備が欠かせません。 ここでは、フリーアドレス導入を成功している企業を参考に、押さえるべき3つのポイントを紹介します。 フリーアドレスへの変更は社内のシステムをガラッと変えてしまうため、社員が戸惑ってしまうのは当然です。 「たまたま訪問したオフィスがおしゃれだったから」といった理由で取り組むのはやめましょう。 フリーアドレスを導入する企業は、メリットである省スペース、省コストに魅力を感じている場合が多いですが、コミュニケーション活性化に伴う業務効率化を目的に取り組む企業も多いです。 本社建て替え時、研究開発を行っている仙川キューポートに一時本社機能を移した際に、他部署と同じ部屋で仕事をしたほうが業務効率に繋がるという、従業員のアイディアから始まったそう。 フリーアドレス導入後は仕事の取り組み方にも変化があり、担当者、調査担当者、開発担当者が研究開発のスタートから企画に携わるようになったそうです。 勤め先に「フリーアドレス制」 社員の席を固定しないオフィス を導入してほしいですか? 」というアンケートを実施したところ、 ・はい 20. (職場に「フリーアドレス制」を導入してほしい? 社員の意向を聞きながらネックになる部分を解消する手段を検討しましょう。 「新しい制度やルールに不満や反発が出るのは、当たり前。 それ以上に、会社が変わる、変わらなければいけないという使命がありました。 でも、反発する社員に対して、松本(晃・カルビー会長兼CEO)は、フリーアドレスじゃない会社は世にゴマンとあるから、嫌なら辞めたら? と言うんです。 そういう上のバックアップというか、何があっても駆け込める安心感があり、オフィス改革を進めることができました」 このケースでは、「とにかくやってみる」という姿勢が功を奏しています。 アクションを納得してもらえるだけの目的意識をもつこと、そしてそれを社員に伝えていくことがでたことは成功の大きな要因といえるでしょう。 事前にルールを決めておけば、制度が定着するだけでなくフリーアドレス以外の課題も一緒に解決できる場合があります。 「社員をデスクに縛るのは紙の業務文書、デスクトップとLANケーブル、固定電話です。 それに若手からは、電話の取次ぎは手間も時間も無駄という声もありました」 業務文書はPCのハードディスクではなく会社の共有ストレージに保存を義務付けたり、資料やノートPCをしまうために社員個々に割り当てたロッカーも、4カ月に一度はシャッフルを行うことで書類を溜め込まない仕組みを作っています。 そのためどの座席を利用するかを自動で決めるシステムの導入をしている企業も多いです。 システムを導入するほどの規模ではない、という場合は簡易的なくじ引きで対応する企業もあります。 使用する際にランダムで座席が決まるようルール設計をしておくことで、フリーアドレスの利点である「コミュニケーション活性化」を促進することに繋がります。 コクヨの「エコライブオフィス品川」ではフリーアドレスの進化版、チームアドレス制をとっています。 ひとつのチーム、部署ごとに使用できるデスクの島やエリアを決め、その中の、どのデスクを使用するのかは自由に決める、という制度です。 実際にフリーアドレスを経験してみた結果、ものを開発するメンバーたちは数名のチームで業務に臨む機会が多いため、完全なフリーよりも、ある程度決められた一角(デスクのかたまり)に集いながら、ゆるやかなコミュニケーションをはかれたほうがいい、と考えたそうです。 引用元: 4. 業者依頼をする際のポイント フリーアドレスに変更する際は自分たちでサイズを測ってテーブルを導入することも出来ます。 しかし、オフィスデザイン会社に見積もりやレイアウト例を作ってもらう方が、失敗が少ないです。 オフィス専門の内装業者ならば、ほとんどの業者がフリーアドレスに対応してくれますが、前例としてフリーアドレスを手掛けたことのある会社に頼むと安心でしょう。 事務所デザイン. COM(URL:)は様々な事務所のデザインを見ることができます。 実際にデザイン会社を探すことも出来る下記のサイトで、デザイン会社を絞ってみました。 このサイトで取り上げられる会社の中でも、フリーアドレスでよく名前が挙がるのは以下の4社です。 デザイン会社に伝えたいポイントは、フリーアドレスのどのメリットが目的で導入したいのか、です。 省スペースを目指すならば、デスクはシンプルに大勢が座れるもの、ブランディングを目指すなら個性的なデスクを特注すると効果が上がります。 この目的によって、デザインが大きく左右されるので、デザイン会社には目的を明確にしてから伝えましょう。 フリーアドレスに関する4つのQ&A 最後に、実際に導入してから起こりやすい問題について、導入前に知識をつけて対策しましょう。 仲が深まるのは良いけど、うるさくて集中できなくなることはないか? A. ゾーニングで空間を識別、集中スペース・MTGスペースなど用途分けをする 全てを開放的な共有スペースにするのではなく、用途によって分けることでより仕事しやすい環境にすることができます。 重要な業務や1人で集中したい時に使用できるスペースを作ることも必要です。 島型の対面テーブルではなく、例えば窓に向かったカウンタータイプの席や、三方を仕切りで区切った半個室タイプの席を作ると良いでしょう。 気分に適したスペースを選ぶことで、業務効率をあげることができます。 例:株式会社リョーイン 長方形と丸型のオープンデスクと合わせて、半個室の集中スペースを設けることで、作業効率や重要な書類作成に邪魔の入らない空間が作れます。 「直属の上司に業務上の質問がしにくくなる」「上司部下の関係性で、座る席を気にしてしまう」場合どうすればよいか? A. 部署固定のフリーアドレス制導入、管理職専用の固定席もしくはフリーアドレス席を設ける フリーアドレスの課題として、「(固定席ではないため、上司と離れることにより)業務の分からないことを聞きづらくなる」「上司が気に入った席は座りずらい」という点があげられます。 「質問がしにくい・聞きにくい」という課題に対しては、部署固定のフリーアドレス制を導入することで解消できます。 全社員ではなく、部署で区切って自由に席に座れるようにすることで、直属の上司との距離感を広げすぎないようにできます。 また「上司が気に入った席は座りずらい」という課題は、管理職用の固定デスクを用意する、またはフリーアドレス席を用意しておくといったことで解消できます。 スペースのゾーニングを導入することで、聞きやすさやプレッシャーを解決できるでしょう。 ただ、上司と離れて座ることでコミュニケーション不足にもなりかねないため、状況や課題感を見て判断する必要があります。 仲の良い人同士で固まる。 フリーアドレスなのに固定席が出来る A. 席替えシステムを導入 フリーアドレスを導入する企業の増加に伴い、毎日座席を決めてくれるくじ引き席替えシステムが存在します。 作業時間や作業用途 人と一緒に、1人で集中して に合わせて、出勤時に席替えシステムを使うことで、その日その時の席を勝手に決めてくれ、自然と色々な人とのコミュニケーションやリフレッシュを与えてくれます。 まずは自分たちで積極的にフリーアドレスの良さを活かそうとすることが大事ですが、どうしても偏ってしまう場合は、こういったシステムに頼ることも1つの手段です。 内線が取り次ぎにくい A. 個人に携帯電話を支給する 携帯電話ならば個人が持って歩ける固定電話になるので取次ぎがスムーズになります。 フリーアドレスを導入する企業はまず社員が在席しているか否かの確認も必要となるので、イントラネット上に在席掲示板を作り、電話番号や在席情報、外出しているならばその帰社予定などを共有できると、さらにスムーズに取り次ぐことができます。 また、エントランスでの来客対応の1つに、直接個人を呼び出すことが出来る、タッチパネル受付もあります。 社員の名前や部署から直接相手を呼び出すことが出来るので、総務や受付の仕事を減らすことが出来ます。 まとめ フリーアドレスは向き不向きが大きく出て、かつお洒落なオフィス内装にも影響します。 自分の企業が向いているかを慎重に見極め、導入計画やレイアウトを決めていかなければなりません。 そして何より、そのオフィスを使う社員のことを考え、仕事のしやすさや環境を整え、全員が納得して取り組まなければ導入しても失敗してしまいます。 この記事を通して、皆さんのオフィスがもっと働きやすく、社員のモチベーションを上げられる唯一無二のオフィスになれれば幸いです。

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フリーアドレスとは? 「固定席」という概念をなくし、どこでも自由な場所で働くことができるフリー(自由)なアドレス(所在)のことをといいます。 従来のオフィスでは、決められた席で毎日仕事をするのが基本的なスタイルでした。 それに対し、フリーアドレスとは固定の席は決めず、その日の業務内容に応じて、空いている好きな席で仕事をすることを指します。 近年働き方改革が進む中、コミュニケーションの活性化や、生産性アップを期待して導入する企業が増えてきています。 今回は、社員が固定席を持たないオフィススタイル「フリーアドレス」について、2018年10月より導入、まだ2か月と稼働実績は浅いですが、当社の取り組みについてご紹介していきます。 フリーアドレスを導入するためのポイントから、実際に取り入れて分かったこと、失敗しないためのポイントなどを具体的にご紹介していきますので、現在「フリーアドレスの導入を検討中」の企業さまや「今後導入したい」とお考えの企業さまへ少しでも参考にしていただければと思います。 なぜフリーアドレスにしようと思ったのか(背景) マインズがフリーアドレスに踏み切るきっかけになったのは、単純に…「座るところが無くなってきた!」からでした。 有難いことに、ここ数年で急激に社員数が増加し、従来の島ごとに部署分けをし、大きな事務机を配置したような固定席では、全社員分の座席スペースを確保することができなくなってしまったのです。 とは言え、毎日全社員が社内の自分の席で仕事しているわけではありません。 外回りの営業で半日帰社しない社員がいたり、出張等で終日席を空ける社員もいたりするので、「今(今日)空いている席を有効活用できないか」と、 自分の席を固定化しないスタイルを検討した上で、働き方改革に対応した「多様な働き方へのきっかけ」、「所属外部署との円滑なコミュニケーション」、そして「備品や設備を共有することによる業務の効率化を目指す」など、フリーアドレス導入により期待できる効果が十分見込めると確信した上で実施することを決定いたしました。 2018. 1 「フリーアドレス」プロジェクト開始 各部署から1名ずつプロジェクトメンバーを選出し、2018年4月から「フリーアドレス」に向けてのプロジェクトが動き出します。 ピーク時には2週間に一度のペースでミーティングが行われ、フリーアドレス制度を導入する上での課題や、メリット、デメリット、導入後に懸念される点などを細かく洗い出しました。 後述しますが、導入のはじめの一歩はプロジェクトチームのみを対象とした「実験的フリーアドレス導入」です。 実際にプロジェクトメンバー自身がフリーアドレスを体験した後、「やり辛いこと」「足りないもの」「不要なもの」などを明確にしていきます。 課題を解決する為に… 既にフリーアドレスを導入して成功している企業へ直接オフィス見学に行き、いくつか当社で導入する際の「ヒント」を見つけ出します。 プロジェクトメンバーは「 今の席から動けない問題」を、デスク周り、引き出しの中の所有物にあると考え、下記の方法で解決していきます。 フリーデスクの実現へ向けて(まずはテストから) まずは全社員の実施に先立ち、プロジェクトメンバーが試験的にフリーアドレスを導入します。 結果、更に新たな課題が浮上しました。 【新たな課題】(一部抜粋) ・パソコンの電源確保 ・移動先の席に固定電話が無い ・収納場所が確保できていない(手荷物が多くて移動が困難) ・同じ資料を複数名が保有している。 ・メモ用紙、付箋、クリップなどが常備されておらず場所が不明確 2018. 01 いよいよフリーデスクの実現へ 上記新たな課題を解決・改善し、2018年10月1日よりフリーアドレス制度が導入されました。 これを防ぐため、事前に 「今日座った席に明日は座らない」 というルールを設け、全社員に守ってもらうことで現在2か月目のフリーアドレスは円滑に機能を果たしています。 導入段階からの運用体制の整備、ルール・ガイドラインといったツールの作成は非常に重要です。 そして、もう一つ、何より大切なのは「フリーアドレス」に向けての全社員の理解と協力です。 導入目的、プロセス、導入後のメリット等を明確にし、全社員へ十分な情報共有を行い、出来るだけ例外作らない仕組み作りを徹底。 形式ではなく、本音の納得、共感を得ることが重要なポイントとなります。 稼働からまだ2か月と日が浅い事もあり、当社でもまだまだ実験レベルではありますが、今後も試行錯誤を繰り返しながら社員が働きやすい空間を目指していきます。 フリーアドレス実現のポイントをしっかりおさえ、今よりもっと生産性のあがるオフィスにレベルアップしてみてはいかがでしょうか?.

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